O que é um sistema integrado de gestão?
Um Sistema Integrado de Gestão (SIG) centraliza de forma inteligente todos os sistemas e processos da organização baseados em diferentes normas, numa única estrutura, permitindo que uma organização trabalhe como unidade com objetivos alinhados.
A implementação de sistemas de gestão é relevante para qualquer organização porque ajuda a lidar rápida e eficazmente com os desafios do mercado: recursos limitados, maior competitividade e expectativas crescentes de clientes e outras partes interessadas, como o governo ou entidades reguladoras.
Como implementar um Sistema Integrado de Gestão?
Desde a publicação do Anexo SL - a norma que define a estrutura de alto nível para as normas de sistemas de gestão ISO - todos os sistemas de gestão ISO devem ser desenvolvidos seguindo esta estrutura:
- Objetivo e campo de aplicação
- Referências Normativas
- Termos e definições
- Contexto da organização
- Liderança
- Planeamento
- Suporte
- Operacionalização
- Avaliação do desempenho
- Melhoria
Nas cláusulas 4, 5, 7, 9 e 10, os textos são muito similares podendo, portanto, ser integrados sem comprometer os requisitos das normas individuais. É o começo da integração!
Eliminar redundâncias na utilização de múltiplos sistemas de gestão
Num sistema de gestão integrado, é possível alinhar a implementação das normas nos seus elementos comuns, podendo incluir políticas, objetivos, processos ou recursos.
Quando é necessário implementar mais do que uma norma, é possível encontrar essas semelhanças. Por exemplo, é possível desenvolver um procedimento único para formação, controlo de documentos, revisões pela gestão, auditorias internas ou melhorias.
Redução de desperdício
Reduzir a burocracia é uma consequência da eliminação da redundância.
Além disso, quando os sistemas de gestão são integrados, a sua organização pode adoptar uma abordagem sistemática ao definir processos de negócios claros.
A organização identificará os responsáveis pelos processos, bem como a responsabilidade por cada função. Quando as mudanças e decisões são facilmente feitas, a burocracia reduz e aumenta a responsabilidade e a consistência.
Com um sistema de gestão integrado, é possível manter os requisitos das normas simultaneamente, simplificando o processo administrativo para atualizar e adicionar novos processos. Assim, a organização pode focar-se em correções e melhorias, em vez de manter vários sistemas quando isso é desnecessário.
Optimização da tomada de decisão
A abordagem integrada suporta a implementação de requisitos com o desenvolvimento de um processo lean e cria uma visualização completa das necessidades funcionais e de desempenho, minimizando as barreiras funcionais e departamentais que levarão a uma melhoria na comunicação e na tomada de decisões.
Esta lógica levará a uma melhor compreensão pela gestão de topo das questões relativas ao sistema de gestão, aumentando a agilidade e eficácia das decisões relacionadas envolvendo requisitos de múltiplas normas.
Redução de Custo
Um Sistema Integrado de Gestão permite que sua organização unifique o controle de documentos, a formação e a gestão, as auditorias internas e permite reduzir os custos associados à certificação podendo optar por uma auditoria de certificação integrada.
Quando é possível fazer a integração de sistemas de gestão, é possível optimizar processos e recursos e reduzir o tempo necessário para executar determinadas atividades e, portanto, reduzir custos.
Melhorar a performance
Ao analisar os requisitos de uma norma, recorde-se que permitem implementar de forma reconhecidos as expectativas dos clientes, das partes interessadas e da organização, além de criar um processo simples e eficaz.
Um sistema integrado de gestão terá um impacto positivo em resultados específicos do sistema de gestão, como melhorias na qualidade, segurança, risco e produtividade. Os recursos podem ser optimizados porque estão associados à implementação do processo e na agregação de valor.
Esta estrutura pode beneficiar a sua organização através de um aumento da eficiência e eficácia, além de redução de custos, minimizando a interferência causada por diferentes sistemas de gestão e várias auditorias externas. Um sistema integrado de gestão também evidencia o compromisso com o aumento do desempenho, o alinhamento geral dos objetivos, a satisfação dos funcionários e clientes e a melhoria contínua.
