O que são processos sem papel?
A implementação de processos sem papel consiste na integração de vários sistemas e aplicações que reduzirão enormemente a quantidade de papel.
Independentemente do tipo de negócio, a digitalização dos processos de negócios é uma necessidade para se manter competitiva.
A eliminação total de papel pode não ser viável para todos os negócios, mas mesmo uma pequena redução resulta em economia de custos e maior eficiência. Há sempre vantagens em reduzir o uso de papel.
Com a gestão dos documentos digitalizados, a organização ficará mais produtiva, pois é possível gerir e localizar informações importantes mais rapidamente. Além disso, os processos sem papel geralmente podem ser integrar ao seu ERP (Enterprise Resource Planning, planeamento de recursos empresariais), Sistema de Gestão Informático de Gestão da -manutenção e tantos outros softwares que são usados nas operações.
Da desmaterialização à digitalização
A desmaterialização é o processo que permite converter sinais analógicos ou informações de qualquer forma num formato digital que pode ser entendido por sistemas de computador ou dispositivos eletrónicos. O termo de desmaterialização é usado ao converter informações, como texto, imagens ou vozes e sons, em código binário.
Dados em formato digital suportam a implementação de processos digitais.
Quando todas as informações dos seus processos estiverem em formato digital, a sua capacidade de proteger o conhecimento de sua organização aumenta drasticamente, pois poderá gerir o acesso, o nível, os direitos e a segurança de cada usuário, independentemente do local do mundo, e alterá-lo conforme necessário. A maioria das tecnologias de armazenamento digital de hoje também possui informação que permite o rastreio da informação durante auditorias, que oferecem a capacidade de ver quem fez o quê, para cada arquivo e fornecer acesso a versões mais antigas, se necessário; preservando a valiosa informação e conhecimento da sua organização.
Alguns benefícios como resultado da digitalização:
- Implementar processos sem papel, integrando com um sistema de registos em formato digital,
- Melhorar a acessibilidade e troca de informações,
- Aumentar o tempo de resposta e atendimento ao cliente em qualquer lugar do mundo,
- Capacidade de melhorar a análise, como dashboards, a implementação de manutenção preditiva e machine learning,
- Melhorar a flexibilidade da equipa,
- Melhorar a eficiência, consistência e qualidade dos processos de negócios,
- Reduzir os custos de processamento,
- •Suporta a continuidade de negócios.
O que é transformação digital?
O processo de Transformação nos Negócios consiste na mudança de processos, sistemas, pessoas e tecnologia em todo o negócio ou unidade de negócios, para alcançar melhorias mensuráveis ââem eficiência, eficácia e satisfação das partes interessadas
A transformação digital é a transformação profunda de negócios e processos, atividades organizacionais, competências e modelos para alavancar totalmente as mudanças e oportunidades introduzindo tecnologias digitais de forma a acelerar o impacto em todo o negócio de forma estratégica e priorizada, com as mudanças presentes e futuras em mente.
A inovação tecnológica está a impulsionar de forma muito acelerada os negócios para transformar o modo tradicional de trabalho em processos mais rápidos e eficientes, usando a digitalização, esperando que essa mudança contribua para gerir riscos e melhorar custos, desempenho, qualidade e segurança.
A digitalização pode melhorar os processos, fornecendo novos métodos e oportunidades para os negócios, devendo a transformação digital ser avaliada usando um modelo de negócios de cadeia de valor e considerando que o valor criado é maior do que o custo de criação do valor. Após a transformação, a sustentabilidade é uma obrigação, por isso é necessário mudar os processos e adaptar as competências a essa nova maneira de trabalhar.
