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Paperless Processes

O que são processos sem papel?

A implementação de processos sem papel consiste na integração de vários sistemas e aplicações que reduzirão enormemente a quantidade de papel.

Independentemente do tipo de negócio, a digitalização dos processos de negócios é uma necessidade para se manter competitiva.

A eliminação total de papel pode não ser viável para todos os negócios, mas mesmo uma pequena redução resulta em economia de custos e maior eficiência. Há sempre vantagens em reduzir o uso de papel.

Com a gestão dos documentos digitalizados, a organização ficará mais produtiva, pois é possível gerir e localizar informações importantes mais rapidamente. Além disso, os processos sem papel geralmente podem ser integrar ao seu ERP (Enterprise Resource Planning, planeamento de recursos empresariais), Sistema de Gestão Informático de Gestão da -manutenção e tantos outros softwares que são usados nas operações.

O que é o Paperless OAC? 

O Paperless OAC é o OAC implementado usando processos digitalizados. 

OAC é um compromisso da gestão, operações e manutenção da fábrica para assegurar que os activos mantenham a performance desejada ao nível da qualidade e volume, enquanto atingem a sua expectativa de vida dentro da fábrica. O OAC permite reduzir ou eliminar significativamente a manutenção reactiva conduzida por operadores qualificados. 

OAC é um processo em é usada uma quantidade grande de papel, mas não precisa ser assim! 

A eliminação total de papel pode não ser viável para todas as actividades de OAC, mas uma redução pequena, mesmo que difícil, pode gerar economia de custos e aumentar a eficiência. Há sempre vantagens em reduzir o uso de papel, pois será possivel: 

  • Gerir e encontrar informações importantes mais rapidamente. 
  • Integrar atividades de OAC no Sistema de Gestão Informática de Gestão e todos os restantes softwares usados. 

 

O Sistema de Gestão Informático de Manutenção e processos sem papel   

Um Sistema de Gestão de Manutenção é o processo de gestão do ciclo de vida dos activos, para maximizar seu uso; economizar; melhorar a qualidade e eficiência; e salvaguardar a saúde, a segurança e o meio ambiente. Este deve ser um dos recursos para reduzir drasticamente o uso de papel! 

Antes de implementar um sistema, certifique-se de que é ecologicamente correto e que permite a redução do uso de papel. 

Não se esqueça de fazer, para qualquer trabalho reportado em papel está a duplicar a atividade, e necessita de ter a informação no sistema. 

 

O que é um Sistema de Gestão Informático de Manutenção 

A seleção das ferramentas e do software que melhor permitem que você atinja os objetivos da sua empresa deve incluir: 

  • Informação para a gestão do ciclo de vida do ativo: uma solução eficaz fornecerá a visibilidade necessária para acompanhar o ciclo de vida de seus ativos em toda a organização. Deve facilitar a monitorização em tempo real dos ativos incluindo a informação de quem é responsável pela sua supervisão. 
  • Compatibilidade: O sistema selecionado deve ser compatível com a tecnologia e o software que é usada na sua empresa. Entre o formato e a linguagem do software, tem que ser assegurada essa mesma integração. 
  • Manutenção preditiva (PdM): O software seleccionado deve permitir a monitorização dos seus activos na sua curva de degradação (P-F curve), que o alertará quando for necessário realizar a manutenção. 
  • Custo: deve cumprir o budget previsto dentro dos requisitos definidos. 

 

Da desmaterialização à digitalização 

A desmaterialização é o processo que permite converter sinais analógicos ou informações de qualquer forma num formato digital que pode ser entendido por sistemas de computador ou dispositivos eletrónicos. O termo de desmaterialização é usado ao converter informações, como texto, imagens ou vozes e sons, em código binário. 

Dados em formato digital suportam a implementação de processos digitais. 

Quando todas as informações dos seus processos estiverem em formato digital, a sua capacidade de proteger o conhecimento de sua organização aumenta drasticamente, pois poderá gerir o acesso, o nível, os direitos e a segurança de cada usuário, independentemente do local do mundo, e alterá-lo conforme necessário. A maioria das tecnologias de armazenamento digital de hoje também possui informação que permite o rastreio da informação durante auditorias, que oferecem a capacidade de ver quem fez o quê, para cada arquivo e fornecer acesso a versões mais antigas, se necessário; preservando a valiosa informação e conhecimento da sua organização. 

Alguns benefícios como resultado da digitalização: 

  • Implementar processos sem papel, integrando com um sistema de registos em formato digital. 
  • Melhorar a acessibilidade e troca de informações. 
  • Aumentar o tempo de resposta e atendimento ao cliente em qualquer lugar do mundo. 
  • Capacidade de melhorar a análise, como dashboards, a implementação de manutenção preditiva e machine learning. 
  • Melhorar a flexibilidade da equipa. 
  • Melhorar a eficiência, consistência e qualidade dos processos de negócios. 
  • Reduzir os custos de processamento. 
  • Suporta a continuidade de negócios. 

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